Initiation à Word 97[d1]
Le traitement de texte est un progiciel de saisie et de mise en forme de texte. Ils simplifient la mise en forme des textes en permettant notamment de les modifier à volonté sans être obligé de les ressaisir.
Depuis leur apparition, ils ont beaucoup évolué en fonctionnalité et en autonomie.
Aujourd’hui, ils possèdent des générateurs de graphique, de dessins, d’équations et intègrent des correcteurs grammaticaux. Ils permettent d’automatiser des tâches à l’aide de feuille de styles et d’importer et d’exporter des graphiques conçus sous d’autres progiciels.
Word 97 est un traitement de texte qui fait suite à Word sous Window 95. Word 97, comme tous les autres composants Office, est compatible avec l’Internet. Ceci permet d’aller chercher ou de placer des documents sur l’Internet. Word 97 sait charger et créer des documents en format HTML.
1. Objectif du cours
L’objectif de ce cours est de vous permettre de maîtriser les fonctions de base du logiciel Word 97. Sa maîtrise complète passe obligatoirement par la pratique et l’étude d’une documentation.
Seul, vous pourrez acquérir une grande autonomie d’utilisation grâce à l’aide en ligne fournie par le logiciel.
2. Pré requis
L’étudiant doit maîtriser les notions de base d’un système d’exploitation.
3. Le vocabulaire de base
Avant de démarrer ce cours, il faut rappeler la signification de quelques termes très employés.
•
Clic
Activation rapide et
relâchement immédiat d ’un bouton de la souris, sans la déplacer. Le
curseur est positionné à l ’emplacement du clic.
•
Glisser
Déplacement de la souris
en maintenant le bouton de gauche enfoncé. Toutes les données placées entre le
point de départ de l ’opération et le point final sont sélectionnées.
•
Pointer
Placer le pointeur de la
souris sur un objet, sans activer de bouton. La barre d ’insertion reste à
l ’ancienne position
•
Déposer
Relâcher le bouton de la
souris lorsqu ’il a été procédé à un déplacement.
4. Les premiers contacts avec Word
4.1. Le lancement de Word
Vous devez lancer le programme Word. Cliquez sur le bouton Démarrer[1], élément de la barre des tâches, situé dans le coin inférieur de l’écran. Sélectionner la commande Programmes dans le menu qui s’est ouvert. Choisissez la commande Microsoft Word.
4.2. Les éléments de l’écran
Au démarrage de Word s’affichera à l’écran la fenêtre de Word 97. L’écran de Word se compose de la zone de saisie, de la barre de menus, des barres d’outils Standard et Mise en forme, de la règle, des barres de défilement et de la barre d’état. La plus part de ces éléments sont accessibles à l’aide de la souris.
Lors des premières utilisations le compagnon Office viendra vous saluer. Le compagnon vous guidera lors de vos premiers pas en vous fournissant l’accès à des assistants et à des renseignements complémentaires.
4.2.1. La barre de titre
Word s’exécute dans une fenêtre. La barre de titre de chaque fenêtre est mobile
et contient son propre menu système (Cliquez
sur le W en haut à gauche) qui permet de modifier la taille de la fenêtre
d’application ou de quitter Word. Le menu système d’une fenêtre de document
vous permet de basculer entre plusieurs documents ouverts.
4.2.2. La barre des menus
La barre de menus affiche les noms des menus disponibles. Les menus sont appelés des menus déroulant.
La sélection d’un nom de menu dans la barre de menus ouvre le menu correspondant. Une fois ouvert, le menu vous propose une liste de commandes. Il est important de parcourir l’ensemble des menus pour avoir un aperçu des commandes disponibles.
4.2.3. Les barres d’outils
La barre d’outils contient les commandes relatives à l’ouverture, l’enregistrement et l’impression des documents, le déplacement et la copie d’éléments de texte. Une description est affichée en positionnant la souris sur les différents boutons. Nous utiliserons ces commandes dans la suite du cours.
4.2.4. La barre d’outils de Mise en forme
La barre d’outils Mise en forme permet d’accéder aux outils de formatage des paragraphes et des caractères. A tout moment vous pouvez activer ou désactiver l’affichage d’une barre d’outils par la commande Affichage/Barres d’outils[2].
L’affichage de la barre de mise en forme vous indique ici que le texte que vous
tapez à pour police de caractère Times New Roman de taille 10. Cette police est
la police utilisée dans ce cours.
4.2.5. La barre de défilement
La fenêtre contient une barre de défilement verticale et horizontale. Elles
vous permettent de vous déplacer selon l’axe choisi.
4.2.6. Les éléments de travail
Les éléments de l’écran de travail de Word sont personnalisables grâce à la commande Outils/Personnaliser… .
4.3. L’enregistrement
Il est essentiel avant de poursuivre votre travail de l’enregistrer sur le disque dur si vous souhaitez le réutiliser. Sélectionner la commande Fichier/Enregistrer sous pour enregistrer un texte. Donnez un nom à votre document dans le champ Nom de fichier cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton
dans la barre d’outils.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+S[3].
Nous voyons que Word offre à l’utilisateur plusieurs possibilités pour réaliser une action. Dans la suite de ce cours nous nous limiterons à présenter les commandes utilisant les menus déroulants.
4.4. La fermeture d’un document
Vous utiliserez la commande Fichier/Fermer pour fermer un document sur lequel vous ne travaillez plus. L’application Word reste ouverte ce qui vous permet de continuer à travailler sur d’autres documents Word. A tout moment à l’aide de la commande Fenêtre vous pouvez vérifier le nombre de documents ouverts et passer de l’un à l’autre.
4.5. L’ouverture d’un document
Vous pouvez ouvrir un document enregistré et l’afficher à l’écran, afin de le revoir et d’y apporter des modifications ou pour en extraire des informations.
Pour ouvrir un document existant utilisez la commande Ouvrir/fichier et fait apparaître le nom de votre fichier. Cliquez ensuite sur le nom du fichier.
Word mémorise le nom des quatre derniers documents avec lesquels vous avez travaillé. Vous pouvez ouvrir rapidement l’un d’entre eux.
4.6. Quitter Word
Pour quitter l’application Word utiliser la commande Fichier/Quitter.
5. Mise en forme du texte.
5.1. Les règles de saisies
Vous pouvez saisir votre texte directement dans la zone de saisie. Le curseur vous indiquera la position d’écriture possible.
Le passage à la ligne suivante se fait automatiquement. Vous pouvez vous déplacer dans le texte à l’aide des touches de direction du clavier et modifier le texte à n’importe quel moment.
La plupart des tâches que vous devez accomplir dans Word nécessitent de sélectionner auparavant le texte sur lequel vous souhaitez travailler.
Le texte sélectionné apparaît alors en sur brillance à l’écran.
Le tableau suivant indique comment sélectionner une partie d’un texte (indiquée alors par une sur brillance)
|
Sélectionner |
Action |
|
Un mot |
Double
clic sur le mot |
|
Une phrase |
CTRL+clic |
|
Une ligne |
Clic
en marge gauche |
|
Un paragraphe |
Double
clic en marge gauche |
|
Tout le document |
Tripe
clic ou Edition/sélectionner |
|
Dans tous les cas |
Cliquer
et glisser |
5.2. Déplacer et copier du texte
Le traitement de texte sur PC se distingue de la machine à écrire par sa flexibilité. Vous pouvez a tout moment déplacer ou copier du texte à un endroit quelconque du document. Déplacer du texte permet de réorganiser le texte de votre document. Copier du texte permet de réutiliser des informations déjà saisies dans votre document, sans avoir à les retaper.
5.2.1. Déplacer du texte.
Pour déplacer du texte, sélectionnez le bloc concerné, coupez le (appelez la commande Edition/Couper). Positionnez vous ensuite au nouvel emplacement puis insérer le texte (appelez la commande Edition/Coller).
Une
autre possibilité consiste à glisser et déplacer le texte.
5.2.2. Copier du texte.
Pour répéter un bloc de texte existant à un autre endroit,
sélectionnez le bloc concerné, copiez le (appelez la commande Edition/Copier). Positionnez vous ensuite au
nouvel emplacement puis insérer le texte (appelez la commande Edition/Coller).
6. La structure d’un document
La mise en forme d’un document s’applique à trois niveaux différents : Les caractères, les paragraphes et les pages.
6.1. Les caractères
Vous pouvez améliorer la présentation de votre document en changeant l’aspect
des caractères du texte, c’est à dire la police de caractère. Elle est sans
conteste l’élément de formatage principal d’un document. La solution la plus
rapide pour mettre en forme un texte est d’utiliser la barre d’outils Mise en forme. Des options
supplémentaires sont données par la commande Format/caractère.
6.2. Les paragraphes
Un paragraphe est un ensemble de lignes validées par un retour chariot. Word repère la délimitation des paragraphes grâce aux marques de paragraphe, il n’est donc pas nécessaire, pour formater un paragraphe de le sélectionner ; il suffit d’y placer le curseur.
Les
caractéristiques d’un paragraphe peuvent être modifiées par la commande Format/paragraphe.
La
numérotation des paragraphes est obtenue par la commande Format/Puces
et numéros … .
Les boutons de la barre d’outils permettent de diminuer
ou d’augmenter le niveau de hiérarchie.
Par exemple si on diminue le niveau de hiérarchie de 2.21 on obtient 3.
6.3. Les pages
La structure du document est modifiable par la commande Fichier/Mise en page.
La commande Fichier/Aperçu avant
impression vous permet de visualiser votre document.
7. La création d’un style
Un style est un ensemble de caractéristiques de mise en forme auquel on a donné un nom et que l’on a enregistré. Il est appliqué à un texte par son nom.
Les styles de paragraphe sont très utilisés. Ils peuvent contenir la mise en forme des caractères et des paragraphes.
Word propose un certain nombre de style par défaut. La commande Format/Style … permet de les visualiser.
Nous allons voir deux méthodes pour créer un nouveau style. La création par l’exemple et la création par la commande Format/Style.
7.1. Création par l’exemple
Pour créer un nouveau style, il vous suffit de définir dans la zone de saisie
la mise en forme de la première partie du texte qui doit recevoir ce style.
Cliquez dans la liste des styles et donner un nom à votre style.
7.2. Création par la commande Format/style
Vous pouvez créer un nouveau style par la commande Format/Style et en cliquant sur Nouveau…
Votre nouveau style peut être ajouté au modèle par défaut si vous cochez la
case en bas à gauche. Si vous ne cochez pas cette cache votre modèle n’est
valable que pour ce document et ne pourra pas être réutilisé.
8. Création d’un modèle de document
Le terme modèle signifie que vous allez toujours utiliser ce document car il contient des éléments dont vous aurez toujours besoins. Ceux sont par exemple l’en-tête, la date d’une lettre.
8.1. Création d’un modèle de document
Lorsque vous voulez définir un nouveau modèle de document, par exemple un fichier avec une entête personnalisée, vous devez définir tous les éléments requis pour ce modèle. Puis appelez la commande Fichier/Enregister sous et donnez un nom expressif à votre modèle en indiquant que le type de fichier est Modèle de document.
8.2. Création d’un nouveau document à partir de votre modèle
Pour créer un nouveau document basé sur votre modèle, appelez la commande Fichier/Nouveau, activez l’onglet contenant le modèle, sélectionner votre modèle et cliquez sur OK.
9. L’affichage
Vous avez la possibilité d’activer différents modes d’affichage selon la phase de traitement du texte. Vous pouvez donc choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Chaque mode d’affichage annule l’apparition des éléments qui ne sont pas nécessaires.
9.1. Le mode normal
Ce mode simplifie l’affichage du document, de façon que vous puissiez rapidement saisir, modifier et mettre en forme du texte.
Le mode normal fait apparaître toutes les caractéristiques de mise en page et seule la zone de texte apparaît. Il ne fait apparaître ne les marges ni les numéro de page.
Pour l’activer utiliser la commande Affichage/Normal.
9.2. Le mode page
Le mode page doit être utilisé pour modifier du texte disposé sur plusieurs colonnes, des tableaux. Le texte apparaît tel qu’il sera ensuite imprimé. Il fait apparaître les marges et les numéros de pages.
Pour l’activer utiliser la commande Affichage/Page.
9.3. Le mode plan
Ce mode d’affichage vous permet de travailler sur la structure de votre document. Il permet de réduire le document de façon à n’en voir que les titres principaux. Ce mode se révèle utile lors d’un travail avec un document long.
Pour des documents importants, rapport de stage, thèse, vous devez déjà commencer par mettre au point le plan du document.
Placez-vous en mode plan en cliquant sur Affichage/Mode
Plan.
10. La table des matières et index
Une table des matières se compose des titres et sous tires, accompagnés des numéros de page correspondant. Word crée automatiquement sur la base du plan du document la table des matières, la table des illustrations (figures, tableaux). Appelez la commande Insertion/tables et index.
11. Le correcteur d’orthographe
Word vous propose une correction
orthographique en ligne. Ouvrez la boite de dialogue Outils/Options
et activez l’onglet Grammaire et orthographe.
Pour
corriger placez-vous sur le mot, cliquez sur le boutondroit de votre souris,
placez-vous sur la suggestion.
12. Les notes de fin ou de bas de pages.
La commande Insertion/Note permet d’insérer des notes de bas de pages.
13. Les tableaux
Pour présenter des informations ou des résultats les tableaux s’imposent.
Le bouton insérer tableau est la manière la plus simple de créer un tableau. Il
suffit de remplir les champs nombre de colonnes et nombres de lignes.
Word permet d’appliquer des fonctions sur les valeurs numériques contenues dans les tableaux.
La touche TAB permet de se déplacer facilement à l’intérieur d’un tableau. A tout moment il est possible d’insérer de nouvelles lignes ou colonnes.
14. Les images/figures
14.1. Les images existantes.
Positionnez-vous sur une image et cliquez.
Un petit dessin vaut mieux qu’un grand discours. Pour illustrer votre document
vous pouvez intégrer des images existantes. Appelez la commande Insersion/Images/Images de la bibliothèque.
14.2. Les figures et renvois
Pour numéroter une figure ouvrir la commande Insertion/Légende.
Lorsque vous faite référence à une figure vous devez
utiliser un renvoi. Appelez la commande Insertion/Renvoi.
L’intérêt de faire un renvoi est que si la figure 1, disparaît le renvoi en
tiendra compte automatiquement. Autrement dit la figure 2 devient la figure 1
et on renvoie bien à la figure 1. Pour
mettre à jour les numéros, il faut sélectionner le document (Ctrl A), cliquez sur le bouton gauche de la
souris et sélectionner Mettre à jour
les champs.